Prawo do odliczenia VAT z tytułu wydatków poniesionych na wprowadzenie w firmie KSeF

Jestem czynnym podatnikiem VAT (wykonuję wyłącznie czynności opodatkowane VAT). Przygotowując się do obowiązkowego KSeF poniosłem szereg wydatków - m.in. na dostosowanie systemu księgowego. Czy mam prawo odliczyć VAT od tych wydatków, skoro - zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów - w 2024 r. nie będę miał obowiązku e-fakturowania?

Tak. Czytelnik ma prawo odliczyć VAT z tytułu poniesionych zakupów związanych z przygotowaniem się do e-fakturowania.

Obowiązkowe e-fakturowanie

Faktury ustrukturyzowane (e-faktury) są obecnie wystawiane na zasadzie dobrowolności. Od 1 lipca 2024 r. lub 1 stycznia 2025 r. (w zależności od podmiotu) wystawianie e-faktur miało być, co do zasady, obowiązkowe (patrz: ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw; Dz. U. poz. 1598). Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów (dalej: MF), KSeF nie będzie jednak obowiązkowy w 2024 r., a na przełomie kwietnia i maja br. zostanie wskazana nowa data obowiązkowego e-fakturowania.

Zasady odliczania VAT

Prawo do odliczenia VAT przysługuje czynnemu podatnikowi VAT z tytułu nabytych towarów lub usług w takim zakresie, w jakim te towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Należy jednak mieć na uwadze negatywne przesłanki określone w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik jest pozbawiony prawa do odliczenia VAT (np. nie można odliczyć VAT, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona z VAT).

Warto zaznaczyć, że ww. związek wydatku z czynnościami opodatkowanymi VAT może być pośredni lub bezpośredni. Związek bezpośredni występuje wówczas, gdy np. nabywane towary służą dalszej odsprzedaży (towary handlowe) lub też nabyte usługi są niezbędne do wytworzenia towarów/usług. Natomiast o związku pośrednim mówimy, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów/usług a powstaniem obrotu.

Biorąc powyższe pod uwagę Czytelnik ma prawo odliczyć VAT od poniesionych wydatków na wdrożenie KSeF. Są to bowiem wydatki związane z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Podatnik został przez ustawodawcę zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF i dlatego poniósł wydatki, aby jak najlepiej przygotować się do tego obowiązku. Nie ma tu znaczenia fakt, że e-fakturowanie nie będzie obowiązkowe w 2024 r.

Tak samo wskazało MF w odpowiedzi na jedno z pytań dotyczących KSeF (zamieszczonych na stronie internetowej www.gov.pl). Mianowicie na pytanie, jakie instrumenty wsparcia przewiduje MF dla przedsiębiorców w związku z wydatkami już poniesionymi na wdrożenie KSeF i do zakończenia wdrożenia, w przypadku ewentualnej zmiany wymagań dotyczących funkcjonalności, MF wskazało:

"Bezpośrednie korzyści biznesowe związane z KSeF przedsiębiorcy odczują po wdrożeniu systemu. Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności. Nabywca będzie miał pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.

Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży się na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności.

Warto podkreślić, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, co daje realną możliwość oszczędności związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów przez przedsiębiorców.

Do instrumentów wsparcia podatników zaliczają się także udostępnione przez Ministerstwo Finansów bezpłatne narzędzia, tj. Aplikacja Podatnika KSeF czy zaktualizowana e-mikrofirma. Trwają prace nad udostępnieniem aplikacji mobilnej.

Ponadto zgodnie z obowiązującymi przepisami, podatnicy mogą uwzględnić koszty wdrożenia KSeF w podatku dochodowym, a podatnicy VAT czynni mogą dokonać odliczenia podatku naliczonego w przypadku zakupów towarów i usług związanych z wdrożeniem KSeF (podkreśl. red.)."