Nieaktualny adres nabywcy na fakturze a prawo do odliczenia VAT

Jestem czynnym podatnikiem VAT. Zmieniłem ostatnio adres siedziby działalności. Wszystko prawidłowo zgłosiłem w CEIDG. Pod poprzednim adresem siedziby jednak nadal prowadzę działalność. Niestety pomimo poinformowania kontrahentów otrzymałem kilka faktur, na których widnieje nieaktualny już adres siedziby. Czy mam prawo odliczyć VAT na podstawie takich faktur? Czy w tym celu muszę poprosić kontrahentów o wystawienie faktur korygujących lub wystawić samemu noty korygujące?

W sytuacji opisanej w pytaniu podatnik ma prawo odliczyć VAT bez korygowania adresu wskazanego na fakturze.

Zasady odliczania VAT

Prawo do odliczenia VAT przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. gdy odliczenia dokonuje podatnik VAT oraz gdy zakupione towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Powyższe wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Prawo to przysługuje jednak pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ww. ustawy. Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się m.in. do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub wówczas, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Faktura - elementy i poprawianie błędów

Elementy, jakie powinna zawierać faktura, wskazano w art. 106e ww. ustawy. Wśród nich ustawodawca wymienił m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.

Ustawa o VAT przewiduje dwa sposoby korygowania błędnych danych podanych w fakturach, tj. poprzez wystawienie faktury korygującej (przez sprzedawcę) bądź noty korygującej (przez nabywcę).

Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, podatnik wystawia fakturę korygującą, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT,
stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Z kolei nabywca towaru/usługi może wystawić notę korygującą, gdy otrzyma fakturę zawierającą pomyłki. Notą poprawia się błędy, które nie wpływają na wysokość zobowiązania podatkowego. Notą korygującą nie można poprawić danych kwotowych wskazanych na fakturach, do których wystawia się faktury korygujące. Należy także pamiętać, że nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.

Błędy mniejszej wagi w świetle stanowiska KIS

Organy podatkowe uznają, iż faktury to dokumenty o charakterze sformalizowanym i co do zasady muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi zaś, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy sprzecznie z jej treścią wskazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało bądź zaistniało w innych rozmiarach albo między innymi podmiotami. Faktura potwierdza zatem zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy o VAT mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.

W interpretacji indywidualnej z 20 czerwca 2023 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.210.2023.2.JM Dyrektor KIS wyjaśnił, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. A zatem, jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania prawa do odliczenia podatku naliczonego na ich podstawie. Są to tego rodzaju wadliwości, które co prawda powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania. Zdaniem organu, pomimo iż faktura powinna zawierać dane dotyczące nabywcy wymienione w art. 106e ustawy o VAT, to jednak niewskazanie niektórych z tych informacji nie wyklucza możliwości jego identyfikacji na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze. Przykładowo, brak NIP nabywcy przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu pozostałych danych podmiotu będącego nabywcą jest wadą techniczną, niewyłączającą możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego. W konsekwencji powyższego organ uznał, że gdy faktury nie zawierają NIP nabywcy (lub zawierają, ale jest on błędny) i jeżeli na podstawie posiadanych faktur jest możliwa identyfikacja nabywcy, wówczas ma on prawo do odliczenia z tych faktur podatku naliczonego związanego z czynnościami opodatkowanymi, pomimo braku otrzymania potwierdzonych not korygujących. Prawo to przysługuje jednak pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Do wskazania przez sprzedawcę błędnego adresu nabywcy na fakturze Dyrektor KIS odniósł się z kolei w interpretacji indywidualnej z 13 marca 2024 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.15.2024.1.KP. Organ podkreślił, że faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy o VAT mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku. W interpretacji tej czytamy:

"(...) o prawidłowości faktur otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. A zatem, jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje zostanie wskazany np. błędny adres przy jednoczesnej możliwości zweryfikowania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, nie ma podstaw do kwestionowania faktur, w tym prawa do odliczenia podatku naliczonego, bowiem błąd ten nie wpływa na wysokość zobowiązania podatkowego. Tego rodzaju wadliwość co prawda powoduje, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże sama w sobie nie wpływa na przedmiot i podstawę opodatkowania.

(...) prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury VAT uzależnione jest nie tylko od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, ale również od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że art. 88 ustawy nie przewiduje braku prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury zawierającej m.in. poprzedni adres siedziby spółki (pod którym wykonywana jest nadal jej działalność gospodarcza), w sytuacji gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze i spółka nabyła przedmiotowe usługi.

(...) chociaż wskazane faktury mogą być wystawione ze starym adresem siedziby, pod którym to adresem nadal spółka prowadzi działalność gospodarczą, zawierają błąd "mniejszej wagi", nie można uznać, że faktury te nie pozwalają na rzeczywiste odzwierciedlenie przebiegu zdarzeń gospodarczych. Odbiorca/identyfikator podatkowy na fakturze będą prawidłowe, ponadto adres prowadzenia działalności gospodarczej (stary adres siedziby głównej) będzie zgłoszony w NIP-8 do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla Państwa. Z tych też względów w tej konkretnej sprawie spółka nie będzie miała obowiązku pozyskania korekty faktury, jak również wystawienia noty korygującej.

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, że w sytuacji gdy na fakturze otrzymanej od świadczącego usługę - obok nazwy spółki i Państwa numeru identyfikacji podatkowej podany będzie adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (pod którym znajdowała się główna siedziba spółki), a nie aktualny adres Państwa siedziby głównej, to będą Państwo mieli prawo do odliczenia podatku VAT z takich faktur, bez konieczności pozyskania korekt takich faktur ani nie będzie potrzeby, abyście Państwo wystawiali notę korygującą zmieniającą wskazany na fakturze adres. (...)"

Podsumowanie

W świetle stanowiska KIS, w sytuacji opisanej w pytaniu podatnik ma prawo odliczyć VAT bez poprawiania adresu nabywcy (fakturą/notą korygującą) na zasadach ogólnych (pod warunkiem związku z czynnościami opodatkowanymi VAT i niezaistnienia negatywnych przesłanek dla odliczenia podatku).