Poradnik VAT nr 7 (487) z dnia 10.04.2019

Skan faktury a prawo do odliczenia VAT

Czy możemy odliczyć podatek VAT ze skanu faktury wystawionej ręcznie i przesłanej pocztą elektroniczną?

Podstawowa zasada regulująca prawo do odliczenia podatku naliczonego wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z jego brzmieniem, podatnikowi prowadzącemu działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Z kolei prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

A zatem jak wynika z powyższego jednym z warunków uprawiających podatnika do odliczenia podatku jest posiadanie faktury.

Ustawodawca w przepisach ustawy o VAT dopuszcza posługiwanie się fakturami zarówno w formie tradycyjnej, tj. papierowej, jak i w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W obrocie gospodarczym zdarza się, że podatnik po wystawieniu faktury w formie papierowej (która może być wystawiona ręcznie bądź w programie komputerowym i wydrukowana) często decyduje się na jej zeskanowanie i wysłanie do kontrahenta drogą elektroniczną w formacie PDF. Nie jest ona jednak wówczas fakturą elektroniczną. Faktura elektroniczna powinna bowiem spełniać dodatkowe wymagania, a mianowicie powinna mieć formę elektroniczną oraz powinna być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. W odróżnieniu od faktur tradycyjnych faktury przesyłane drogą elektroniczną sporządza się w jednym egzemplarzu, który jest przesyłany nabywcy i jednocześnie zachowany w dokumentacji dostawcy.

A zatem, otrzymanie skanu faktury równoznaczne jest z otrzymaniem tego dokumentu w wersji papierowej. Przy czym przesyłając fakturę w takiej postaci drogą elektroniczną należy zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, co jest jednak wymagane przy każdego rodzaju fakturach (zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej). Jak wynika z art. 106m ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W świetle wyjaśnień organów podatkowych pod pojęciem "kontroli biznesowych", o których mowa powyżej należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu jej wystawienia, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Ponadto, jak podkreślają organy kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Po spełnieniu ww. wymagań - w świetle wyjaśnienia Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zawartego w interpretacji indywidualnej z dnia 3 lipca 2018 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.102.2018.3.PK faktury przesłane kontrahentowi drogą elektroniczną w postaci skanu będą uprawniały podatnika (nabywcę) do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Pamiętać także należy, iż podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.