Zakup biletu elektronicznego – prawo do odliczenia VAT

Pracownik wyjeżdżający w podróż służbową zakupuje bilety w formie elektronicznej (rezerwuje e-bilet). Czy w przypadku otrzymania takiego e-biletu przysługuje firmie prawo do odliczenia podatku VAT? Czy firma powinna przechowywać ten dokument w formie elektronicznej?

Zasadniczo podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w takim zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania przez nich czynności opodatkowanych. Stanowi o tym art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Podstawą do odliczenia podatku naliczonego co do zasady stanowią faktury. W niektórych jednak przypadkach możliwe jest dokonanie odliczenia podatku naliczonego z dokumentu zawierającego węższy zakres danych niż określony w art. 106e ustawy o VAT.

Na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie faktur, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

• numer i datę wystawienia,
   
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
   
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
   
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
   
• kwotę podatku,
   
• kwotę należności ogółem.

Jeżeli zatem podatnik posiada taki dokument i zakup miał związek z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi, co do zasady, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego na takich samych zasadach jak w przypadku "typowych" faktur.

Należy pamiętać, że fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest z kolei faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Przy czym dane, jakie należy umieścić na fakturze elektronicznej są takie same jak w przypadku faktur wystawianych w formie papierowej.

Faktury, a co za tym idzie również bilety, o których mowa w pytaniu mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i ich czytelności.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się z kolei to, że nie zmieniono w niej danych, które powinna ona zawierać.

Ponadto zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Forma takiej akceptacji nie jest unormowana, co oznacza, że może być ona dowolna.

Ustosunkowując się do drugiej części pytania wskazać należy, że kwestie przechowywania i udostępniania faktur reguluje art. 112 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania wystawionych i otrzymanych faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów na terytorium kraju. W przypadku ww. podatników, faktury mogą być przechowywane również poza terytorium kraju wyłącznie w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do wymienionych dokumentów, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Potwierdzają to również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych (przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 31 stycznia 2014 r., nr IBPP2/443-1012/13/AB).